openDesk & Nextcloud

Souveränität beginnt am Arbeitsplatz

Unsere Tools im Arbeitsalltag sind vielfältig, jedoch nicht die Hersteller dahinter. Unter „Souveräner Arbeitsplatz“ führt MV eine offene, einheitliche IT-Arbeitsumgebung für die Landesverwaltung ein, die auf Open-Source-Software setzt und die Abhängigkeit von großen Herstellern aufbricht.

Annika Holtmann | Marketing

30.07.2026

Quelloffene Arbeitsplatz- und Kollaborations-Plattformen

Die öffentliche Verwaltung strebt nach digitaler Souveränität: Dazu zählt auch ein Open-Source-basierter IT-Arbeitsplatz für alle Landesbediensteten. Das Vorhaben des Finanz- und Digitalisierungsministeriums MV verfolgt das Ziel, eine offene, sichere und zukunftsfähige Arbeitsumgebung zu schaffen, die die Unabhängigkeit und Innovationsfähigkeit der Landes-IT stärkt und modernes, kollaboratives Arbeiten ermöglicht. Dabei geht es um weit mehr als den Einsatz einzelner Open-Source-Anwendungen. Zum souveränen Arbeitsplatz gehören ebenso Infrastruktur, Identitätsmanagement, Verzeichnisdienste sowie die Anbindung von Fachverfahren. „Dieses Großprojekt wird etappenweise umgesetzt, da wir in eine bestehende Systemlandschaft integrieren. Wir starten mit den Kollaborations- und Kommunikationsdiensten“, erklärt DVZ-Digitalisierungsberater Gunnar Genschau.

openDesk als zentraler Baustein

Eine Schlüsselrolle übernimmt die vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) entwickelte Plattform openDesk. Sie wird vom DVZ als zentraler Arbeits- und Kollaborationsdienst für die Landesverwaltung betrieben und schrittweise eingeführt. openDesk vereint verschiedene Open-Source-Werkzeuge unter einer gemeinsamen Oberfläche – von E-Mail und Dokumentenbearbeitung über Projekt- und Wissensmanagement bis hin zu Chat-, Telefonie- und Videokonferenzlösungen. Erste Pilotnutzer*-innen im Finanzministerium MV (FM) und im Zentrum für Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern (ZDMV) testeten bereits die in der openDesk-Umgebung integrierten Tools OpenProject (Projektmanagement) sowie XWiki (Wissensmanagement), die voraussichtlich im 3. Quartal in 2026 für alle FM- und ZDMV-Nutzenden bereitstehen. „Wir starten bewusst im kleinen Kreis, um die Lösungen stabil zu entwickeln und direkt aus der Praxis zu lernen“, so Gunnar Genschau. Die Pilotphasen sind Teil einer mehrstufigen Rollout-Strategie, die vom Aufbau der technischen Grundlagen bis zur vollständigen Ablösung bestehender Systeme reicht. Im Mittelpunkt steht dabei ein kontrollierter Übergang anstatt eines abrupten Systemwechsels. Bis Ende des Jahres sollen bereits rund 1.000 Anwender*innen die neuen Lösungen nutzen. Dies betrifft zunächst Beschäftigte, die von der Ablösung der Atlassian-Produkte Jira und Confluence betroffen sind. Ein erster sichtbarer Schritt ist bereits erfolgt. Die bisherige SharePoint-Nutzung wurde durch die Cloud-Plattform Nextcloud ersetzt. Sie erlaubt die sichere Speicherung und gemeinsame Bearbeitung von Dateien und unterstützt alle gängigen Dokumentenformate.

Einmal angemeldet, überall Zugriff

Parallel zum Rollout der Anwendungen schafft das DVZ die technischen Voraussetzungen für die neue Arbeitsumgebung. Wesentlich ist zudem ein zentrales Identitäts- und Berechtigungsmanagement, das eine sichere und einheitliche Nutzerverwaltung ermöglicht. Das Ziel: Nutzer*innen melden sich einmal an und können anschließend auf alle bereitgestellten Anwendungen in openDesk zugreifen, ohne sich erneut authentifizieren zu müssen. „Das klingt simpel, ist aber eine große technische Herausforderung“, erläutert Gunnar Genschau. Für die Umsetzung kommt der quelloffene Verzeichnisdienst Nubus zusammen mit dem zentralen Authentifizierungsdienst Keycloak zum Einsatz, die gemeinsam die Grundlage für Authentifizierung und Autorisierung bilden. Zusätzlichen Rückenwind erhält das Vorhaben durch den laufenden vITA-4-Rollout, wodurch künftig rund 6.000 Identitäten automatisiert angebunden sind.

Neue Wege für Kommunikation und Zusammenarbeit

Auch die Kommunikations- und Office-Landschaft erhält nach und nach ein Update. Derzeit werden souveräne Alternativen zu etablierten Lösungen für Kommunikation wie MS Teams, Webex oder Jabber bewertet. Für E-Mail und Kalender ist künftig die Open-Source-basierte Groupware Open-Xchange vorgesehen, während die Office-Suite Collabora perspektivisch Microsoft Office ablösen soll. „Hier entsteht zunächst eine Parallelwelt. Viele Fachverfahren nutzen heute Microsoft-Office-Funktionen. Das erfordert eine schrittweise Anpassung auf die neue Umgebung“, weiß Gunnar Genschau. Bei all diesen Vorhaben gilt stets die Prämisse Alt-Systeme durch moderne Anwendungen für kollaboratives Arbeiten zu ersetzen. Neben den Standardanwendungen rücken auch die Fachverfahren in den Fokus. Ziel ist es, häufig genutzte Verwaltungsanwendungen wie Dienstreisebuchung oder Zeiterfassung in die souveräne Arbeitsumgebung zu integrieren.

Offene Systeme für moderne Verwaltung

Für die zahlreichen speziellen Fachverfahren wird geprüft, welche eine besonders starke Herstellerabhängigkeit besitzen und wie diese migriert, modernisiert oder perspektivisch durch souveräne Alternativen ersetzt werden können. Eine weitere Besonderheit: Die zukünftige Systemlandschaft wird sowohl für die Landesverwaltung im Verwaltungsnetz CN LAVINE als auch für Externe im Internet bereitgestellt. „So bewerkstelligen wir eine sichere, aber vor allem einfache Zusammenarbeit mit Kommunen, Bundesbehörden, Unternehmen und weiteren Partnern“, verdeutlicht Gunnar Genschau. Auf lange Sicht erfolgt die Abwicklung der wichtigsten Arbeitsprozesse der Landesverwaltung über eine offene und sichere Plattform. Der souveräne Arbeitsplatz schafft dafür die technischen und organisatorischen Voraussetzungen. Noch befindet sich das Projekt in der Aufbauphase. Doch die Richtung ist klar: mehr Open Source, weniger Herstellerabhängigkeit und eine moderne digitale Arbeitsumgebung, die Zusammenarbeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit gleichermaßen stärkt.

Summary

Die Landesverwaltung von MV baut schrittweise einen souveränen IT-Arbeitsplatz auf Basis von Open-Source-Technologien auf.
Herzstücke sind die Kollaborationsplattformen openDesk und Nextcloud, die moderne Werkzeuge vor allem für Kommunikation und Zusammenarbeit bündeln.
Parallel entstehen zentrale Grundlagen wie das zentrale Identitäts- und Berechtigungsmanagement oder die Anbindung von Fachverfahren.
Ziel ist mehr Unabhängigkeit, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit für die Landes-IT.

Was bedeutet das für Verwaltungsbeschäftigte?

Mit dem souveränen Arbeitsplatz werden künftig zahlreiche Anwendungen über eine gemeinsame Plattform bereitgestellt:

Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten
Dateien sicher austauschen und verwalten
E-Mails, Kalender und Kontakte zentral nutzen
Projekte planen, steuern und dokumentieren
Chatten, telefonieren und videokonferieren
Wissen zentral bereitstellen, bearbeiten und finden

Ziel: Ein Login, eine Arbeitsumgebung und weniger Wechsel zwischen verschiedenen Systemen. Der souveräne Arbeitsplatz bietet eine sichere und offene digitale Arbeitsumgebung, bei der die Verwaltung die Kontrolle über Daten, Anwendungen und technische Infrastruktur behält.

Einführung in Etappen

Der souveräne Arbeitsplatz wird schrittweise aufgebaut:

Technisches Fundament schaffen
Dokumenten- und Projektplattformen bereitstellen
Office-Anwendungen integrieren
Konferenz- und Videodienste etablieren
Kommunikationsdienste einführen
Telefonie modernisieren
E-Mail- und Kalenderdienste migrieren

3 Fragen an Sandro Boneß

Abteilungsleiter Anforderungs- und Portfoliomanagement, Fachanwendungen und eGovernement Basisdienste im Zentrum für Digitalisierung Mecklenburg-Vorpommern (ZDMV)

Für die ZDMV-Angestellten gab es bereits eine „Sneaky Preview“. Als Pilotgruppe sammelten sie erste Erfahrungen bei der Nutzung von Nextcloud als Open-Source-basierte, behördeneigene Cloud-Plattform für die Dateiablage und testeten das gemeinsame Bearbeiten, Teilen und Kommentieren von Dokumenten direkt online in Echtzeit. Seit Februar 2026 kommt Nextcloud als Ablösung für Microsoft SharePoint in der Landesverwaltung zum Einsatz.

Wie erleben Sie die Arbeit mit Nextcloud bislang im Arbeitsalltag?

Die bisherigen Erfahrungen sind sehr positiv. Die Plattform bietet unseren Beschäftigten eine moderne, intuitive und leistungsfähige Arbeitsumgebung für die tägliche Zusammenarbeit. Besonders geschätzt werden die einfache Dateiablage, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten sowie die Möglichkeit, Informationen standortübergreifend auszutauschen. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase hat sich Nextcloud schnell als zentrales Werkzeug für die digitale Zusammenarbeit etabliert. Gleichzeitig profitieren wir von einer höheren Flexibilität bei der Weiterentwicklung der Plattform entsprechend den Anforderungen der Landesverwaltung.

Worauf lag der besondere Fokus bei der Migration der zahlreichen SharePoint-Portale innerhalb der Landesverwaltung?
Hierbei stand vor allem die Sicherstellung eines möglichst reibungslosen Übergangs für die Fachbereiche im Mittelpunkt. Unser Ziel war es, bestehende Arbeitsprozesse und wichtige Informationen zuverlässig in die neue Umgebung zu überführen, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Dabei haben wir besonderen Wert darauf gelegt, die Beschäftigten durch den Prozess aktiv zu begleiten und die Nutzer*innen – vor allem die Portalverantwortlichen – optimal zu unterstützen.

Wie gelingt es, die Beschäftigten bei der Einführung von Nextcloud mitzunehmen und auf die neue Arbeitsumgebung vorzubereiten?
Der Erfolg einer solchen Einführung hängt maßgeblich von den Menschen ab, die täglich mit der Lösung arbeiten. Deshalb haben wir von Beginn an auf eine enge Kommunikation und umfassende Unterstützung gesetzt. Dazu gehören frühzeitige Informationen, Schulungsangebote, Handreichungen und ein schneller Support durch die DVZ M-V GmbH. Wichtig war uns außerdem, erhaltene Rückmeldungen aus den Fachbereichen aufzunehmen und in die weitere Ausgestaltung einfließen zu lassen. So schaffen wir Akzeptanz und stellen sicher, dass die Beschäftigten die Vorteile der neuen Plattform unmittelbar in ihrem Arbeitsalltag erleben können.