Collage mit dem Cover der DVZ community 1/2025, auf dem DVZ-Mitarbeiter Frank Burmeister zu sehen ist.

SaaS-Lösung DVZ.prozesse

Prozesse auf dem Prüfstand

Im Zuge der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geraten interne Workflows immer häufiger in das Blickfeld der Behörden – nicht zuletzt wegen der Verpflichtung durch das OZG, Prozesse Ende zu Ende zu digitalisieren und zu optimieren. Mit der richtigen Software kann das ganz einfach gelingen.

Louisa Haescher | Marketing

25.06.2025

Dekorativ: Verschiedene Strukturen mit dem Schriftzug "Prozesse auf dem Prüfstand".

„Optimierte Arbeitsschritte, ein gutes Wissensmanagement und als Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender: Ein gutes Prozessmanagement bringt viele Vorteile mit sich“, sagt Janine Kabs. Sie ist Prozessmanagerin im Landkreis Nordwestmecklenburg und kümmert sich mit ihrer Kollegin Sarah Hedler darum, alle regionalen Geschäftsprozesse schrittweise zu dokumentieren und zu optimieren. Denn hier verbirgt sich ein großes Potenzial: Prozesse geben an, wie Abläufe bei der Bereitstellung von Dienstleistungen erfolgen. Wenn diese digitalisiert sind und teilweise sogar automatisiert ablaufen, spart das Zeit und Ressourcen – ein entscheidender Vorteil für Beschäftigte, aber auch für Bürger*innen.

Aus diesem Grund sind alle öffentlichen Stellen gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen und auf Digitalisierungs- und Optimierungspotenziale zu prüfen – eine Aufgabe, bei der ein Prozessmanagement-Tool helfen kann. „Es gibt einige Vorgaben für Landesverwaltungen und Kommunen, wie genau sie ihre Prozesse notieren müssen. Dazu gehört auch die Modellierung nach der FIM-Methodik, dem Föderalen Informationsmanagement. Prozesse müssen digital abgebildet sein – und daher ist es auch so wichtig, dass wir den Behörden ein Tool an die Hand geben, damit sie dies effizient tun können“, erklärt Simon Krause. Er ist Sachgebietsleiter für Fördermittelmanagement und den Digitalen Bauantrag im DVZ und koordiniert den Service DVZ.prozesse – eine „Software as a Service“-Lösung (SaaS) zur Erhebung, Dokumentation, Analyse und Optimierung von Prozessen.

Zitat von Simon Krause: Neben der Modellierungssprache BPMN 2.0 ist in DVZ.prozesse auch die FIM-Methodik integiert. Das macht vieles für die Kunden einfacher, da sie ihre lokalen Prozesse direkt im System mit den gesetzlichen Vorgaben in Form von FIM-Stammprozessen abgleichen können.

Gesetzeskonform und sicher modellieren

DVZ.prozesse vereinfacht das Modellieren von Geschäftsprozessen für Verwaltungen und hilft dabei, diese regelmäßig auf ihre Aktualität hin zu überprüfen. Die zu Grunde liegende Software, ADONIS der Firma BOC Information Technologies Consulting GmbH (BOC), hat das DVZ-Team dabei um verschiedene Schnittstellen und Add-ons ergänzen lassen. „Neben der Modellierungssprache BPMN 2.0 ist in DVZ.prozesse auch die FIM-Methodik integriert. Das macht vieles für die Kunden einfacher, da sie ihre lokalen Prozesse direkt im System mit den gesetzlichen Vorgaben in Form von FIM-Stammprozessen abgleichen können“, betont Simon Krause. „Zudem haben wir die Software in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit aufgewertet und betreiben sie in unserem nach BSI-Grundschutz gesicherten Rechenzentrum.“

Zitat von Janine Kabs: Die Arbeit mit dem Prozessmanagement-Tool funktioniert gut, die Software ist benutzerfreundlich. Wir haben bereits 226 Prozesse damit abgebildet.

Doch nicht nur in Sachen Sicherheit hat die Software einiges zu bieten. Über verschiedene Analysewerkzeuge können die Nutzer*innen beispielsweise die Prozesse auswerten, Abläufe simulieren und Durchlaufzeiten berechnen lassen. So lassen sich Verbesserungspotenziale leichter aufdecken. Das kann auch Janine Kabs bestätigen: „Die Arbeit mit dem Prozessmanagement-Tool funktioniert gut, die Software ist benutzerfreundlich. Wir haben bereits 226 Prozesse damit abgebildet und werden sukzessive weitere in unserem Prozessportal veröffentlichen.“

Denn Transparenz ist ein wesentlicher Punkt im Prozessmanagement: Alle Mitarbeiter*innen des Landkreises sollen künftig auf dieses Portal zugreifen können, um die Prozesse einzusehen. Hierauf ist auch das Lizenzmodell von DVZ.prozesse abgestimmt. „Wir bieten verschiedene Lizenzmodelle an, um die Kosten für die Nutzer*innen gering zu halten: Die Modellierer-Lizenzen sind für jene Personen gedacht, die die Prozesse dokumentieren und pflegen. Da jedoch nicht jeder diese Aufgaben erfüllen muss, gibt es auch Leser-Lizenzen, mit denen die Nutzer*innen die Prozesse nur einsehen, prüfen und fachlich freigeben können“, erklärt DVZ-Sachgebietsleiter Simon Krause.

Zitat von Silvia Witschel: Der gesamte Betrieb, die Benutzerverwaltung und der Support werden über das DVZ geleistet. Somit können wir uns vollständig auf die fachliche und methodische Prozessarbeit konzentrieren.

Mehr als eine Software

Dass der Bedarf an einem solchen Service hoch ist, zeigen die Anfragen aus ganz Deutschland. Nicht nur in der Landesverwaltung und den Kommunen in MV ist DVZ.prozesse bereits im Einsatz. Auch in anderen Bundesländern wird die SaaS-Lösung genutzt – allen voran in Berlin. „Alle Geschäftsprozessmanagement-Bereiche der Berliner Behörden nutzen die Prozessmanagementplattform“, sagt Silvia Witschel, Prozessmanagerin im Bereich Strategie, Steuerung, Recht und Prozesse in der Senatskanzlei Berlin. Die Behörden der Hauptstadt arbeiten schon seit einigen Jahren mit der Lösung und haben damit bereits 163 Berliner Standardprozesse erzeugt, die mit ihrer Veröffentlichung in der Öffentlichen Prozessbibliothek zugleich landesweit einheitlich anzuwenden sind. „Der gesamte Betrieb, die Benutzerverwaltung und der Support werden über das DVZ geleistet. Somit können wir uns vollständig auf die fachliche und methodische Prozessarbeit konzentrieren“, betont die Prozessmanagerin. Und hier hört die Unterstützung nicht auf: Erfahrene Prozessberater*innen aus dem DVZ stehen den Kunden bei der Prozessanalyse und -optimierung hilfreich zur Seite.

Infografik: Zahlen, Daten, Fakten: ca. 750 Nutzer*innen aus verschiedenen Behörden in M-V (Stand 04/2025), ca. 21000 Prozesse modelliert in M-V (Stand 04/2025) - zum Vergleich: 09/2022 waren es noch 8600, davon 114 Prozessmodelle in der Prozessbibliothek MV veröffentlicht (gestartet in Q1/2025, stellt Referenzprozesse und FIM-Stammprozesse zentral bereit)

Prozessmanagement für alle

Doch wie können interessierte Behörden den Service beziehen? „Über eine Verwaltungsvereinbarung stellt das Land Mecklenburg-Vorpommern DVZ.prozesse mehreren Bundesländern zur Verfügung. Unser Ziel ist es, ein sicheres und auf die Bedarfe der Nutzer*innen abgestimmtes Prozessmanagement-Tool für Verwaltungen überall in Deutschland anzubieten“, hebt Simon Krause hervor. Erst kürzlich hat das Team einen weiteren wichtigen Schritt in diese Richtung gemacht. Seit Anfang 2025 wird DVZ.prozesse als einer der ersten Services über das Cloud-Service-Portal der Deutschen Verwaltungscloud zur Verfügung gestellt. „Über die Deutsche Verwaltungscloud können Behörden DVZ.prozesse vergabefrei und datenschutzkonform beziehen. So können wir sie dabei unterstützen, ihre Prozesse ein Stück weit digitaler und einfacher zu machen“, ist sich der DVZ-Sachgebietsleiter sicher.

Infografik: 100 Prozent Verfügbarkeit von DVZ.prozesse aktuell, 98,5 % sind zugesichert, 10 Bundesländer nutzen DVZ.prozesse insgesamt.

Summary

Die SaaS-Lösung DVZ.prozesse unterstützt Verwaltungen in MV und ganz Deutschland bei gesetzlich verpflichtender Prozessoptimierung (Onlinezugangsgesetz, § 9 des EGovG Bund).
Neben der Modellierungssprache BPMN 2.0 ist in DVZ.prozesse auch FIM (Föderales Informationsmanagement) integriert, damit Prozesse rechtskonform gestaltet werden können.
Das DVZ bietet einen breiten Kundensupport sowie Schulungen für den Umgang mit der Software ADONIS, Einweisungen in die FIM-Methodik sowie zum Prozessmanagement an.
DVZ.prozesse kann über die Deutsche Verwaltungscloud sowie über die Verwaltungsvereinbarungen zwischen MV und anderen Bundesländern vergabefrei bezogen werden.