Vom Pilotprojekt zur Wissensassistenz

KI-Chatbot LEA erleichtert die Arbeit in der Verwaltung

Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV nutzt die Chancen der Technologie, um text- und wissensbasierte Arbeit in der Verwaltung durch ein neues KI-Tool effizienter zu gestalten. In Zusammenarbeit mit dem DVZ entstand die souveräne KI-Wissensassistentin LEA.

Louisa Haescher | Marketing

30.07.2026

„Fasse dieses Dokument auf einer Seite zusammen“ oder „Formuliere eine förmliche E-Mail für eine Einladung zu einer Veranstaltung“ – mithilfe von KI-Assistenten lassen sich solche Aufgaben zügig bearbeiten. Was für viele Beschäftigte in Unternehmen nicht mehr aus dem Berufsalltag wegzudenken ist, war für die Mitarbeiter*innen der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommerns aufgrund ihrer Arbeit mit sensiblen Daten lange Zeit nicht möglich. Doch im Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV wird inzwischen seit April 2026 eine eigene Lösung erprobt. „Mit LEA haben wir einen verwaltungskonformen KI-Chatbot entwickelt, der die Beschäftigten in der Landesverwaltung bei ihrer täglichen Arbeit konkret, sicher und sinnvoll unterstützen kann“, sagt Dr. Jascha Barckhan. Er leitet das Referat „Digitales Wissensmanagement“ im Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV und ist zusammen mit der IT-Leiterin Christin Weinberg für die Umsetzung des Chatbot-Projekts zuständig. „KI ist eine Art heiliger Gral für das Wissensmanagement – LEA bietet vielseitige Möglichkeiten, um Wissen zu erschließen, einzusetzen und zu erweitern.“

Maßarbeit statt Standardlösung

LEA (Lösungsorientierte Echtzeit-Assistenz) funktioniert dabei ähnlich wie die bekannten Tools kommerzieller Anbieter: Die Nutzer*innen geben ihre Fragen oder Anweisungen, die sogenannten Prompts, in ein Chatfenster ein und führen anschließend einen Dialog mit dem KI-Chatbot. Dieser kann bei vielen Aufgaben weiterhelfen – und das jederzeit. „Routineaufgaben, wie zum Beispiel einen Text zu erstellen, Dokumente zusammenzufassen oder eine Besprechung vorzubereiten, sind im Arbeitsalltag oft Zeitfresser“, zählt der Referatsleiter auf. „Viele dieser Aufgaben können mit Unterstützung von LEA schneller und einfacher bearbeitet werden"

Dass das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV seinen Mitarbeiter*innen eine eigene KI-Lösung anbietet, hat verschiedene Gründe – vor allem der sichere Umgang mit den eigenen Daten, weiß Nico Böttger. Er ist im DVZ verantwortlich für den Betrieb von KI-Lösungen sowie Ansprechpartner bei Kundenprojekten mit KI-Fokus. „Wir haben uns auch die KI-Chatbotsysteme anderer Anbieter angeschaut, dabei jedoch bemerkt, dass uns einige wichtige Funktionen sowie eine sichere Datenverarbeitung fehlen“, erklärt der Servicemanager. „Daher stand schnell fest: Wir brauchen eine Lösung, die wir an unsere Anforderungen in Sachen Sicherheit, Datenschutz, digitaler Souveränität und Barrierefreiheit anpassen können.“

Im Projekt entschied man sich dafür, auf einer bestehenden Open-Source-Lösung aufzusetzen und diese anzupassen. Nach Betrachtung verschiedener Parameter, unter anderem der Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, der Skalierbarkeit und Kosten, fiel die Wahl auf das Chatbotsystem von OpenWebUI. Anhand der Vorgaben der Projektleitung aus dem Ministerium überarbeitete das DVZ-Team einige Funktionen und schaffte eine Schnittstelle für die sichere Datenverarbeitung. „Für die Anbindung der KI-Sprachmodelle verwenden wir den AI Hub von IONOS. Die Anfragen an LEA werden ausschließlich über gesicherte Verbindungen übertragen und ohne Zwischenschritte verarbeitet, sodass keine Einsicht und Speicherung von Daten bei IONOS erfolgt“, erklärt der Servicemanager. Zudem wird der neue KI-Chatbot lokal im Rechenzentrum des DVZ betrieben und ist nur aus dem Landesnetz CN LAVINE erreichbar. Aufgrund dieser höheren Sicherheitsstandards können die Mitarbeiter*innen der Landesverwaltung also in gewissem Maße dienstliche Informationen sowie nicht sensible Identitäts- und Kontaktdaten mit LEA verarbeiten.

Gute KI kennt keine Hürden

Neben Datenschutz und Sicherheit stand von Beginn an auch die Frage im Raum, wie LEA für möglichst viele Menschen nutzbar gemacht werden kann. Schließlich soll die KI-Wissensassistentin allen Beschäftigten einen gleichberechtigten Zugang ermöglichen. Deshalb nahm das Projekt-Team die Benutzeroberfläche gemeinsam mit den Barrierefreiheitsexpert*innen des DVZ genau unter die Lupe. Auf Basis der Ergebnisse wurden zahlreiche Anpassungen umgesetzt – von höheren Farbkontrasten bis hin zu einer Screenreader-freundlichen Kennzeichnung von Menüs und Eingabefeldern. „Über die Barrierefreiheitsprüfung haben wir verschiedene Optimierungspotenziale identifiziert und anschließend umgesetzt“, erklärt Nico Böttger. „Viele KI-Anwendungen berücksichtigen Barrierefreiheit bislang nur eingeschränkt. Deshalb war es uns wichtig, hier von Anfang an hohe Maßstäbe anzulegen.“

Feedback erwünscht

Dass die Bedürfnisse aller Nutzer*innen im Vordergrund stehen, zeigt sich auch an anderer Stelle. Während der Erprobungsphase im Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV und in dessen nachgeordneten Behörden sammelt das Team kontinuierlich Feedback: Welche Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag? Wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Und welche Ideen wünschen sich die Nutzer*innen für die Zukunft? „LEA ist keine Multi-Milliarden-Dollar-Lösung und muss trotzdem die Erwartungen an ein leistungsstarkes System erfüllen. Die Rückmeldungen unserer Kolleginnen und Kollegen und die klaren Entwicklungslösungen des DVZ-Teams werden LEA noch deutlich besser machen – genau dafür ist die aktuelle Erprobungsphase vorgesehen“, betont Dr. Jascha Barckhan. So werden erste Anregungen aus der Praxis in Kürze umgesetzt, unter anderem eine Diktier- und Vorlesefunktion, ein verbesserter Bildgenerator sowie die Möglichkeit, eigene Wissenspools und Prompt-Bibliotheken für wiederkehrende Aufgaben anzulegen. „Dass die Weiterentwicklung so schnell möglich ist, freut uns sehr“, sagt der Referatsleiter.

Tempo durch Teamwork

Und schnell ist hier das Stichwort: Auch in Sachen Umsetzung ist LEA ein Vorzeigeprojekt. Das Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV und das DVZ arbeiten seit der Projektbeauftragung im Jahr 2025 eng zusammen und konnten den KI-Chatbot innerhalb kurzer Zeit für die Praxis bereitstellen. Bereits Mitte 2025 erfolgten der Proof of Concept und erste Tests; bis zur Erprobung im Frühjahr 2026 verging gerade mal ein Jahr. „Noch vor wenigen Monaten war die Idee einer souveränen KI-Lösung lediglich eine Idee. Heute haben wir eine konkrete Anwendung mit funktionalem Mehrwert als Wissensassistenz“, hebt Dr. Jascha Barckhan hervor. „Ein wichtiger Erfolgsfaktor bei der schnellen Umsetzung war die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten – und natürlich unser Anspruch, diese neuen Möglichkeiten im digitalen Wissensmanagement zu nutzen.“

Doch wie geht es weiter? Aktuell wird LEA im Geschäftsbereich des Ministeriums für Finanzen und Digitalisierung getestet. Eine ausgeweitete Nutzung in der Landesverwaltung soll ab Oktober im Rahmen der Erprobung folgen. „In der aktuellen Phase wird LEA verbessert und funktional erweitert. Der nächste Schritt besteht dann darin, LEA so zu skalieren, dass daraus ein potenzieller Landesservice werden kann“, erklärt Dr. Jascha Barckhan. „Damit stünde allen Behörden und Kommunen perspektivisch eine KI-Assistenz zur Verfügung, die viele Aufgaben im Arbeitsalltag vereinfachen und damit die Verwaltung insgesamt effizienter machen kann.“

LEA auf einen Blick

KI-Wissensassistentin
Ziel: Unterstützung der Beschäftigten bei Routineaufgaben im Arbeitsalltag
Anwendungsbeispiele: Texte erstellen, Ideen generieren, Besprechungen vorbereiten, Dokumente bearbeiten und zusammenfassen, Analysen erstellen, Bilder generieren
Das macht die Lösung besonders: Verwaltungskonforme Ausgestaltung (Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit), Open-Source-gestützt
Eingesetzt im: Ministerium für Finanzen und Digitalisierung MV
Aktueller Stand: Erste Erprobungsphase bis September 2026
Nächster Schritt: Auswertung der Praxiserfahrungen und Umsetzung des neuen Releases

Hallo! Gute Prompts sind vor allem klar, konkret und zielorientiert. Hier sind die wichtigsten Regeln:

Klare Ziele formulieren: Statt „Fasse das zusammen“ lieber „Fasse die wichtigsten Punkte in fünf Stichpunkten zusammen.“
Kontext liefern: Prompts sollten alle relevanten Hintergrundinformationen enthalten.
Zielgruppe benennen: Soll die Antwort für Fachleute, Führungskräfte oder die breite Öffentlichkeit verständlich sein?
Format festlegen: Beispielsweise als Stichpunkte, Fließtext, Tabelle, E-Mail oder Präsentationsfolie.
Umfang und Detailtiefe definieren: Soll die Antwort kurz und prägnant oder ausführlich und detailliert sein?
Beispiele nutzen: Ein Beispiel für den gewünschten Stil oder Aufbau hilft der KI, die Erwartungen besser zu verstehen.
Rückfragen stellen: Ist die erste Antwort noch nicht passend, sollte die KI gezielt um Ergänzungen, Vereinfachungen oder Anpassungen gebeten werden.
Schrittweise arbeiten: Komplexe Aufgaben lassen sich oft besser lösen, wenn sie in mehrere Fragen aufgeteilt werden.
Ergebnisse prüfen: KI kann unterstützen, ersetzt aber keine fachliche Prüfung.

Expertise in Sachen KI

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