Business presentation on corporate meeting.

Prozess- und zielorientiertes Vorgehen als Erfolgsfaktor in Projekten

Unser ausnahmslos prozess- und zielorientiertes Vorgehen in Projekten ist einer der Hauptgründe dafür, dass die einschlägigen Projektfallen sicher umschifft und Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Etablierte Methoden liefern einen sofort in der Praxis umsetzbaren Handlungsrahmen für den gesamten Projektlebenszyklus – angefangen von der Initiierung bis zum Abschluss des Projekts. Selbstverständlich wird dieser Rahmen für Projekte individuell auf die konkreten Erfordernisse des jeweiligen Projektes und des Kunden zugeschnitten.

 

Auf der Qualifizierung unserer Projektleiter liegt das Augenmerk

Unterstützt wird das professionelle Management von IT-Projekten durch den ausnahmslosen Einsatz von erfahrenen Projektleitern und Projektassistenzen. Dabei liegt unser besonderes Augenmerk auf der Projektmanagement-Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter: Mehr als 60 Mitarbeiter sind derzeit im Projektmanagementbereich für verschiedene Rollen qualifiziert und zertifiziert worden. Die Projektleiter bilden sich seit Jahren regelmäßig fort und verfügen alle über entsprechende Zertifizierungen, zum Beispiel PRINCE2© Practitioner, IPMA-Level-D oder Scrum Master. Die DVZ M-V GmbH verfügt derzeit über die größte Zahl an PRINCE2©-qualifizierten Mitarbeitern aller Landesverwaltungen und Rechenzentren in der Bundesrepublik. Damit stehen Projektmitarbeiter mit einem hohen, anerkannten Qualifikationsniveau zur Verfügung. Eingespielte Teams mit unterschiedlichen Fähigkeiten und klar abgegrenzten Funktionsräumen gewährleisten einen schnellen und reibungslosen Projektstart, sowie eine klare, verbindliche und durchgängig leistungsorientierte „Projektkultur“.

 

Projektmanagementbüro zur Steuerung der Projekte

Damit dieser hohe Qualitätsstandard beibehalten wird, verfügt die DVZ M-V GmbH über ein eigenes Projektmanagementbüro („PMO“), das die Qualität des Projektmanagements intern überwacht und die Projektleiter und Projekte unterstützt. Durch das PMO wird auch ein ganzer Baukasten an Werkzeugen und Vorlagen zur Verfügung gestellt, die den Projektablauf unterstützen und die Zusammenarbeit mit den Kunden sehr vereinfachen und stark beschleunigen (z. B. MS SharePoint, MS Project, Jira, Visio, MindManager, PowerPoint, Excel, Word etc). Für jedes gemeinsame Projekt stellt die DVZ M-V GmbH dem Kunden ein professionelles Projektmanagementportal im Internet zur Verfügung. Das Online-Projektportal dient dabei sowohl als Ablageort für alle Projektinformationen, die strukturiert und einfach gespeichert werden, als auch als elektronische Zusammenarbeitsplattform für das gesamte Team.  

Erfolgsfaktoren: So gelingen Ihre Projekte

  • Informationen und Kommunikation

    Die Informationen und die Kommunikation im Projekt sind die wichtigsten Erfolgskriterien und werden am Anfang des Projekts gemeinsam mit dem Auftraggeber im Detail geplant und festgelegt. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind dabei für den Auftragnehmer wichtige Voraussetzungen. Durch die Verwendung der vorhandenen Werkzeuge und Mittel, z. B. standardisierte Dokumente oder ein Projektportal im Internet, wird das Projekt lückenlos und transparent dokumentiert. Zur Nachvollziehbarkeit werden Ziele, Besprechungen, Entscheidungen etc. immer schriftlich dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.

  • Prozessorientierte Vorgehensweise

    Die Durchführung eines Projekts folgt einem klar definierten und logischen Ablauf. Der Ablauf ist in beschriebene Prozesse unterteilt, in denen es eindeutig definierte Rollen mit klaren Verantwortlichkeiten gibt. Alle wichtigen Projektbeteiligten in einem Projekt werden berücksichtigt und zusammengeführt. Die wichtigsten Hauptprozesse sind: Vorbereiten eines Projekts, Initiieren eines Projekts, Managen der Phasenübergänge, Steuern einer Phase, Managen der Produktlieferung, Abschließen des Projekts.

  • Ausrichtung des Projektes nach Zielen und Nutzen

    Der angestrebte Nutzen ist unverzichtbarer Bestandteil und die einzige Berechtigung für das Projekt. Deshalb wird er in einem Business Case klar definiert und im Auge behalten. Der Business Case dient dem Lenkungsausschuss als wichtigstes Steuerungsinstrument im Projekt und erlaubt die regelmäßige Kontrolle darüber, ob das Projekt den Nutzen erreichen und fortgeführt werden kann. Die Ziele im Projekt sind auf den Nutzen, der sich nach dem Projekt einstellen soll, ausgerichtet. Die späteren Benutzer spielen eine wichtige Rolle im Projekt und müssen dieses auch mit einem Vertreter im Lenkungsausschuss eng begleiten.

  • Klare Rollen und Verantwortlichkeiten in der Projektorganisation

    Um die Projekt-Teammitglieder handlungsfähig zu machen, werden Rollen definiert und daran hängende Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten vereinbart. Eindeutige Rollenbeschreibungen klären die Ziele, Aufgaben und Beziehungen jeder Rolle und gewährleisten eine effiziente Organisation. Damit verbunden werden feste disziplinarische Ebenen und entsprechend vordefinierte Kommunikations- und Eskalationswege bereitgestellt, die in der Praxis sofort genutzt werden können und funktionieren. Klare Rollenbeschreibungen sind ein, vielleicht sogar der wesentliche, Erfolgsfaktor in Projekten, wie Untersuchungen immer wieder belegen.

  • Produktorientiertes Projektmanagement und Qualitätsmanagement

    Jedes Projekt liefert ein oder mehrere Produkte/Ergebnisse mit bestimmten Qualitätsanforderungen, an denen der Erfolg gemessen wird. Planung, Steuerung, Überwachung und Fortschrittsmessung des Projekts leiten sich deshalb von den Produkten ab. Sie werden in sogenannten Produktbeschreibungen spezifiziert. Darin sind die Zusammensetzung und geforderten Eigenschaften (Qualitätskriterien) eines Produkts festgehalten. Aus den Produktbeschreibungen werden Arbeitspakete und Maßnahmen zur Qualitätskontrolle (Inspektionen, Abnahmen, Teilabnahmen etc.) abgeleitet. Der Aspekt Qualität und das Qualitätsmanagement spielen damit eine wesentliche Rolle.

  • Management nach Phasen

    Anhand einer Phasenstrukturierung wird das Projekt in überschaubare Einheiten unterteilt und ist leichter plan- und steuerbar. Zwischen den Phasen gibt es Prüf- und Entscheidungspunkte. Der Lenkungsausschuss benutzt die Phasengrenzen als Kontrollpunkte. So wird den Verantwortlichen deutlich, ob das Projekt noch auf Kurs ist und die jeweils nächste Phase genehmigt werden kann. Jede Phase wird anhand von Phaseninformationen (Produktstatus, Risiken, offene Punkte, Phasenplan) einzeln geplant und gesteuert.

    Projekte werden in zwei bzw. drei Planungsstufen mit unterschiedlichen Detaillierungsgraden geplant: Projektplan und Phasenplan. Der Projektplan zeigt auf, aus welchen Phasen das Projekt besteht, welches die Hauptprodukte sind, in welcher Phase sie erzeugt werden sollen und einiges mehr. Der Phasenplan enthält die Detailplanung für die jeweilige Phase. Mit ihm wird die tägliche Steuerung des Projekts durchgeführt. Bei größeren Projekten werden darüber hinaus in einer dritten Planungsstufe auch noch Teampläne eingesetzt.

  • Permanentes Risikomanagement

    Aufgrund seiner hohen Bedeutung wird über den gesamten Projektlebenszyklus Risikomanagement betrieben. Risiken werden frühzeitig erkannt und analysiert. Über einen konkreten Risikokatalog und klar zugeordnete Verantwortlichkeiten werden die häufig schlecht greifbaren Risiken in einem Projekt praktisch handhabbar.

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