Der Pottkieker ist eine DVZ-Kundenveranstaltung an unserem Firmenstandort in Schwerin. Einmal im Monat stellen wir Ihnen spezifische Themen rund ums DVZ vor – seien es interessante Einblicke in unser Tagesgeschäft oder Infos zu den neuesten Services und innovativen Projekten. Warum "Pottkieker"? Zusammen mit den teilnehmenden Kund*innen picken wir uns aus dem großen, bunten DVZ-"Pott" ein Fachthema heraus und „kieken“ zusammen darauf. Gleich in der Eventliste schauen und für den nächsten Pottkieker anmelden. Werfen Sie gerne einen Blick in die letzten Veranstaltungen.

Plötzlich reagiert der Laptop nicht mehr, der Bildschirm wird schwarz, der Rechner fährt ungewollt herunter … Wahrscheinlich hat jeder von uns diese Situation schon erlebt. Solche und ähnliche Szenarien gilt es unbedingt zu vermeiden. Für das DVZ hat der stabile und sichere Betrieb der Systeme im Rechenzentrum sowie der Netze und Services daher oberste Priorität. Denn so stellen wir die Arbeitsfähigkeit in der gesamten Landesverwaltung sicher.

Natürlich ist eine komplexe IT-Infrastruktur nicht gänzlich vor Störungen gefeit und auch Notfallsituationen können auftreten. Störungen jeglicher Art oder gar Notfälle von vornherein zu reduzieren und deren Auswirkungen so gering wie möglich zu halten, ist das Ziel des DVZ-Projektes „Notfallmanagement“. Im Rahmen unseres Pottkiekers möchten wir Ihnen daher gerne einen Einblick in dieses Projekt gewähren und die Möglichkeit zum Fragen und Diskutieren geben.

In für den Pottkieker ungewohnter Form, haben wir in diesem inspirierenden Event gleich in drei „Kochtöpfe“ geblickt und in die Projekterfahrungen von Verwaltung und DVZ zum Thema Barrierefreiheit eintauchen dürfen.
Die wichtigste Erkenntnis des Tages: Barrierefreiheit ist keine Option – sie ist eine Notwendigkeit. Wir waren uns einig, dass es weitaus kostspieliger wird, Barrierefreiheit nachträglich umzusetzen, als sie von Anfang an fest in Prozesse und Systeme zu integrieren.
Unsere Referenten verdeutlichten, wie wichtig Barrierefreiheit nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch zur Optimierung von Prozessen und zur Förderung effizienter Verwaltungsstrukturen ist. Auch die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Personals und deren effizienter Einsatz spielen in Zeiten des Fachkräftemangels eine immer größere Rolle. Dabei sind noch einige Herausforderungen zu meistern, wie auf der Veranstaltung deutlich wurde. Transparenz im gesamten Prozess und nachvollziehbare Testfälle helfen, die Barrieren klar zu identifizieren und anzugehen. Regelmäßige Prüfungen und die Integration von Standards unterstützen dabei, den Fortschritt kontinuierlich zu messen. Es bleibt jedoch wichtig, das Stigma rund um Barrierefreiheit abzubauen und den politischen Willen sowie ausreichend Zeit und Budget für den erforderlichen Wissensaufbau und die Umsetzung bereitzustellen. Die Attraktivität als Arbeitgeber und die Unterstützung durch das Management spielen ebenfalls eine wesentliche Rolle. Mögliche Hindernisse wie das Maß der Bürokratie oder die fehlende Expertise in der Barrierefreiheit müssen adressiert werden, um eine langfristig erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen. Gemeinsam können wir das Ziel erreichen: eine digitale Welt, die für alle zugänglich ist.

Digitale Anträge sollen mit der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) in die Behörden gelangen. Was Bürger*innen und Unternehmen jederzeit und von überall online erledigen wollen, stellt Behörden vor eine Herausforderung. Wie können sie mit den digitalen Daten umgehen? Bei der Einführung einer elektronischen Verwaltungsleistung werden Behörden vor Fragen gestellt, für die sie keine Antworten haben: Wie gelangen die Anträge zum/zur Sachbearbeiter*in? Wie können diese bearbeitet werden? Wie können elektronische Bescheide versendet werden? Wo wird Unterstützung bei Problemen angeboten? 

Im Pottkieker zeigten wir den Teilnehmenden die Möglichkeiten auf, die im Land Mecklenburg-Vorpommern zur Verfügung stehen und durch alle Behörden nachgenutzt werden können. Dazu gaben wir einen Blick in den Werkzeugkasten zentraler Funktionen im MV-Serviceportal, zeigten Beispiele und berichteten aus Erfahrungen umgesetzter Projekte.

Die öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen, wie einer wachsenden Unzufriedenheit der Bürger*innen gegenüber den Behörden und dem sich gleichzeitig verschlimmernden Personalmangel. Eine Möglichkeit, diesen entgegenzuwirken und die Modernisierung sowie Digitalisierung voranzutreiben, bietet der Einsatz von „Künstlicher Intelligenz“. Sie hat das Potential, die Effizienz und Erreichbarkeit zu erhöhen und die Auswertung großer Datenmengen sowie komplexer Analysen zu vereinfachen. Zudem bietet sie eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten in der öffentlichen Verwaltung.

Im „Pottkieker“ stellten wir den Teilnehmenden ein paar Use Cases für den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung sowie eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vor. Im Anschluss an die Präsentation erarbeiteten wir gemeinsam weitere Anwendungsmöglichkeiten, die im Arbeitsalltag unterstützen könnten.

Oft machen wertschöpfungsarme Routinetätigkeiten einen wesentlichen Teil des Arbeitsalltages von Verwaltungsmitarbeiter*innen aus. Solche Aufgaben lassen sich durch Robotic Process Automation (RPA) ausführen – sofort, selbstständig und rund um die Uhr. Somit bietet RPA als Vorstufe der Künstlichen Intelligenz sowie anderer gleichgelagerter Technologien und Methoden den Grundstein für effiziente Prozesse. Gleichzeitig bietet die robotergesteuerte Prozessautomatisierung viele Vorteile wie die Entlastung von Angestellten, schont Ressourcen und spart damit Kosten ein. Außerdem zeigt sich während der Bearbeitung möglicher Anwendungsfälle oftmals, dass die betreffenden Prozesse noch optimiert werden können.

Im Rahmen unserer Veranstaltungsreihe „Pottkieker“ erfuhren die Teilnehmenden, wie mit Hilfe von RPA verschiedene Aufgaben ganz oder teilautomatisiert wurden und mit welchen Herausforderungen wir konfrontiert waren. Zusätzlich konnten sie gemeinsam mit unseren Fachexpert*innen mögliche Anwendungsfälle besprechen.

Nach über vier Jahren intensiver Arbeit steht der Abschluss eines großen Programmes im DVZ bevor. Denn das OZG-Programm, mit dem wir die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes in unserem Land unterstützen, befindet sich gerade in den letzten Zügen. Im Rahmen unserer Veranstaltungsreihe „Pottkieker“ erfuhren die Teilnehmenden wie das DVZ dieses komplexe Programm umgesetzt hat, mit welchen Herausforderungen wir dabei konfrontiert wurden und wie wir diese Hürden bewältigt haben. Ein Fokus lag auf der Zusammenarbeit zwischen dem Ministerium für Inneres, OZG IM, OZG Themenfeld Bauen und Wohnen und dem DVZ.

Im Anschluss der Veranstaltung bot sich die Gelegenheit mit allen Veranstaltungsteilnehmenden zahlreiche Learnings und Erkenntnisse aus der bisherigen OZG-Zusammenarbeit herauszukristallisieren. Dabei standen verschiedene übergeordnete Themen im Vordergrund wie Kommunikation, die sich wandelnden Rolle der Verwaltung hin zum Serviceanbieter, die Problemkultur, wie die Zusammenarbeit gesteuert / geführt wird, der hohe Anteil an Dienstleistern, die Organisation hinter dem Programm, die Befähigung zu Handeln oder der Übergang vom Programm zum Regelbetrieb. Details zu den gemeinsamen Feststellungen finden Sie am Ende der Präsentation.

In einer Sonderausgabe unseres Veranstaltungsreihe „Pottkieker“ waren IT-Verantwortliche der Landesverwaltung sowie Michael Schulze-Ruhfus, Leiter der Abteilung IT-Kundenmanagement im ZDMV, im DVZ zu Gast.