Landespolizei M-V setzt auf digitale Verwaltung ihrer Ausrüstung

Derzeit wird im Rahmen der Modernisierung der Landesverwaltung von M-V die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in der Landespolizei M-V vorbereitet. Dafür müssen alle Objekte des Vermögens der Landespolizei erfasst werden. Als sinnvolle Ergänzung entwickelte die DVZ M-V GmbH deshalb – gemeinsam mit dem Finanz- und Innenministerium M-V – eine Bedarfsmanagement-Lösung. Sie erlaubt sowohl die Verwaltung der im SAP geführten Führungs- und Einsatzmittel als auch deren Bewirtschaftung.

Symbolisch lässt sich das Zusammenspiel zwischen der Kosten- und Leistungsrechnung und dem Bedarfsmanagement als ein Gebäude darstellen, dessen Fundament die KLR bildet und das mit weiteren Funktionalitäten der Instandhaltung und der Materialwirtschaft erweitert wurde. 

Nach der Beschaffung eines Objektes wird für die Kostenerfassung in der KLR und für den Vermögensnachweis das SAP-Modul „Anlagenbuchhaltung“ genutzt. Den Lebenszyklus eines Objektes bilden die Module „Instandhaltung“ und „Materialwirtschaft“ ab. Dabei sind sowohl die räumliche Zuordnung eines Objektes als auch die im Laufe der Zeit anfallenden Kosten für Instandhaltungsmaßnahmen und planmäßige Wartungsarbeiten von Bedeutung. Alle im HKR-Verfahren „ProFiskal“ gebuchten Kosten werden über die Zusatzkontierung an das SAP-System übermittelt und den entsprechenden Objekten zugeordnet oder als Sachkosten auf Kostenstellen gebucht. Für die internen Werkstätten der Landespolizei wurden die Werkstattabläufe und die Ersatzteilverwaltung systemseitig unterstützt.

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Mit dem Projekt „IT-gestütztes Bedarfsmanagement der Polizei M-V“ ist es gelungen, die Führungs- und Einsatzmittel effektiv zu managen und eine doppelte Datenerfassung für die KLR zu vermeiden. Auswertungs- und Analyseprozesse werden schneller durchgeführt, umfangreiche Abfragen in der Fläche entfallen.

Wolfram Mill, Leiter des Referates IV 201 im Finanzministerium M-V

An Herausforderungen wachsen

Wie ist die Reparatur von Fahrzeugen und diversen anderen Objekten einschließlich Ersatzteilverwaltung abzubilden? Wie sollte die Zuordnung von Ausrüstungsgegenständen für die Polizei erfolgen? Welche Gesichtspunkte sind beim Erstellen von Auswertungen zu berücksichtigen? Und wie muss der Arbeitsprozess gestaltet sein, damit Daten für Auswertungen überhaupt eingegeben und vorgehalten werden?

Man sieht: Die Analyse und Abbildung der sehr verschiedenen Prozesse war mit die größte Herausforderung, die die Projektgruppe zu lösen hatte. Doch das Team, bestehend aus Mitarbeitern des Finanzministeriums, des Ministeriums für Inneres und Sport, der Polizei M-V und des DVZ, bewältigte die Aufgabe erfolgreich. Auch die Eigenentwicklung des DVZ - die komfortable monatliche Übernahme von UTA-Tankdaten (getankte Liter, Kilometerstände, Kosten) für jedes Fahrzeug - erwies sich als optimale Ergänzung bei der Erfassung von Objektdaten.

„Die Einführung des „IT-gestützten Bedarfsmanagements“ stellt einen wichtigen Meilenstein bei der Einführung der KLR dar. Insbesondere bei Dienststellenwechseln erleichtern sich die Buchungsprozesse für Nachhaltung und Übergabe der persönlichen Ausrüstung in den Verantwortungsbereich der neuen Dienststelle“, erläutert Polizeioberrat Nils Rosada als Leiter des Gesamtprojektes „Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung in der Polizei M-V“. Das Kernteam, bestehend aus Beschäftigten des DVZ, des Finanzministeriums sowie des LPBK MV habe eine hervorragende Arbeit geleistet. „Das gemeinsame Zusammenwirken war stets von fachlicher Kompetenz und offener, zielorientierter Kommunikation geprägt“, betont Nils Rosada weiter.

Der Vorteil einer Verwaltung in SAP liegt also klar auf der Hand: Wo vorher mehrere Systeme sowie Excel-Listen, Karteikarten und Papierakten vonnöten waren, können die vielen verschiedenen Objekte jetzt in einem gemeinsamen System verwaltet werden. Außerdem sind zukünftig Auswertungen (Wo befindet sich was?) auch über die gesamte Polizei M-V möglich, sofern ein Nutzer die Berechtigungen dafür besitzt.

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